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内部統制システムに関する事項

1.内部統制システムに関する基本的な考え方及びその整備状況

A.内部統制システムについて

取締役及び従業員が、法令及び定款その他の社内規則及び社会通念などを順守した行動をとるための規範として、「日本通運グループ行動憲章」を規定し、当社が企業活動を行っていく上で果たすべき役割と責任を明確にしています。
この行動憲章を具体化して、全従業員が法令を順守して倫理性を確保するための行動指針として、「コンプライアンス規程」を制定しています。具体的な活動としては、本社に社長を委員長とする「コンプライアンス委員会」を設置して、全社的なコンプライアンスの推進を図ると同時に、本社及び各支店にコンプライアンス責任者及びコンプライアンス推進者を配置し、従業員のコンプライアンスの徹底を図っています。
さらに、従業員の法令等の違反及び不正行為、その他の企業倫理に違反する行為を防止、若しくは早期に発見して是正するために、内部通報制度「ニッツウ・スピークアップ」を導入し、運用しています。
また、「内部統制システムの整備に関する基本方針」を制定し、有効な内部統制体制の構築、経営の透明性と効率性の向上に努めています。

B.リスク管理体制について

企業経営に重要な影響を及ぼすリスクを低減させるとともに、非常事態が万一発生した場合に、これに迅速かつ的確な対応ができる危機管理体制の確立を目的として、「危機管理規程」を制定しています。また、本社に「危機管理委員会」を設置し、リスク管理体制の整備に努めています。

C.内部監査体制について

本社に監査部を設置し、各支店にも監査担当者を配置しています。内部監査部門は、監査規程に従い、従業員の職務の執行が法令及び定款等に基づいて適正に行われているか、臨店監査及び書面監査等の内部監査を実施し、適宜、社長へ報告しています。また、内部監査部門は、経営上発生する損失の危険を防止するために、監査規程に従って指導、助言、勧告を行っています。
監査役監査及び会計監査に係る体制につきましては、「経営上の意思決定、執行及び監督に係る経営管理組織その他のコーポレート・ガバナンス体制の状況」の記述をご参照ください。

D.当社およびグループ会社の業務の適正を確保するための体制について

当社及び日本通運グループにおける「取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務並びに当該子会社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制(いわゆる、内部統制システム)の整備」について、次のとおり基本方針を定めております。

(1)取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  • 取締役が、法令および定款その他の社内規則および社会通念などを遵守した行動をとるための規範として、「日本通運グループ行動憲章」を定める。
  • 取締役会は、「取締役会規程」及び「取締役会付議基準」の定めるところに従い招集し、決議を行う。
  • 代表取締役をはじめ各取締役は、「取締役会規程」および「取締役会付議基準」の定めるところに従い、職務の執行状況ほか重要な事項について、取締役会に報告する。
  • 監査役は、取締役の職務の執行が、法令および定款等に基づき適正に行われているかについて、「監査役会規程」及び「監査役監査基準」の定めるところに従い監査を行う。

(2)取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

  • 取締役の職務の執行に係る文書その他の情報については、「文書規程」の定めるところに従い、適正に保存および廃棄等の管理を行うとともに、必要に応じて運用状況の検証、規程等の見直しを行う。

(3)損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  • 企業経営に重要な影響を及ぼすリスクの未然防止、及び、万一発生する非常事態への迅速かつ的確な対応を可能とする危機管理体制の確立のため、「危機管理規程」を定めるとともに、本社に「危機管理委員会」を設置する。
  • 内部監査部門は、経営上発生する損失の危険を防止するため、「監査規程」の定めるところに従い、指導、助言、勧告を行う。

(4)取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  • 取締役会は、「取締役会規程」および「取締役会付議基準」の定めるところに従い開催し、決議を行う。
  • 会社の業務の執行は、取締役会で決議した事項にもとづき、取締役会にて選任し担当職務を委嘱した「執行役員」が行い、取締役会がこれを監督する。

(5)使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  • 従業員が、法令および定款その他の社内規則および社会通念などを遵守した行動をとるための規範として、「日本通運グループ行動憲章」および「コンプライアンス規程」を定める。
  • 従業員のコンプライアンスを徹底するために、本社に「コンプライアンス委員会」を設置するとともに、本社および各支店にコンプライアンス責任者とコンプライアンス推進者を配置する。
  • 従業員の法令等の違反および不正行為、その他の企業倫理に違反する行為を防止もしくは、早期に発見して是正するために、内部通報制度「ニッツウ・スピークアップ」を定める。
  • 内部監査部門は、従業員の職務の執行が、法令、定款等にもとづき適正に行われているかについて、「監査規程」の定めるところに従い監査を行う。

(6)当該株式会社並びにその親会社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

  • グループ会社の取締役は、当社の定める規程等に従い、会社経営に係る重要な事項について、管理業務を担当する当社の部署に対し報告を行う。
  • グループ会社に係る様々なリスクに対処するため、各グループ会社は管理業務を担当する当社の部署と連携を図り、リスク管理を行う。
  • グループ会社は、取締役会の責任と役割を明確にした取締役会規程を備え、規程のとおり執行する。
  • グループ会社の業務の遂行にあたっては、「日本通運グループ行動憲章」および「日通グループコンプライアンス規程」の定めるところに従い、法令および社会道徳・社会倫理等の社会的規範ならびに社内規程等の社内規範にもとづき、健全・透明・公正な事業活動を行うこととする。
  • グループ会社における法令等の違反および不正行為、その他の企業倫理に違反する行為を防止もしくは、早期に発見して是正するために、内部通報制度「ニッツウ・スピークアップ」を定める。
  • 監査役は、連結経営の視点ならびに連結計算書類に関する職務遂行のため、グループ会社に対して監査職務を遂行する。
  • 監査役は、当社とグループ会社等との間における不適切な取引または会計処理を防止するため、グループ会社の監査役等と連携し、情報交換を行い、効率的な監査を実施するよう努める。
  • 内部監査部門は、グループ会社における業務の運営が、法令、定款等にもとづき適正に行われているかについて、「監査規程」の定めるところに従い監査を行う。

(7)監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項及び当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

  • 監査役の職務の補助に関する事項については、監査役の指示に従い、内部監査部門である監査部内の「監査役スタッフ」が行う。

(8)前号の使用人の取締役からの独立性に関する事項

  • 「監査役スタッフ」の人事については、監査役会の意見を尊重することとする。

(9)取締役及び使用人が監査役に報告するための体制、当社の子会社の取締役、監査役、業務を執行する社員及び使用人又はこれらの者から報告を受けた者が当社監査役に報告するための体制並びに当該報告をした者が、当該報告を理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制

  • 取締役およびグループ会社の取締役等は、以下の事項について、直接または管理業務を担当する当社の部署を通じて遅滞なく監査役に報告する。また、これらの報告をした者が、当該報告を理由として不利な取扱いを受けないよう、法令等を遵守する。
  • 経営上の重要な事項、内部監査の実施状況
  • 職務執行に関して重大な法令、定款違反もしくは不正行為の事実
  • 会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実

(10)その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  • 監査役は、取締役会に出席するほか、重要な意思決定の過程および業務の執行状況を把握するため、経営会議、執行役員会その他会社の重要な会議に出席する。また、当該会議に出席しない場合には、監査役は、審議事項についての説明を受け、関係資料を閲覧する。
  • 監査役および監査役会は、代表取締役と定期的に会合をもち、経営方針、会社が対処すべき課題、会社を取り巻くリスクのほか、監査役監査の環境整備の状況、監査上の重要課題等について意見を交換し、相互認識と信頼関係を深めるよう努める。
  • 監査役は、「監査役に回付すべき重要書類」の規程に基づき、主要な稟議書その他業務執行に関する重要な文書を閲覧し、必要に応じて取締役、執行役員または従業員に対し、その説明を求めるとともに意見を述べる。
  • 監査役が必要と認めるときは、監査役の監査を支える弁護士、公認会計士、コンサルタント、その他外部の専門家を活用することができ、その費用は会社が負担する。

なお、内部統制システムの概要を含む体制については、「コーポレート・ガバナンス 体制についての模式図」のとおりです。

2.反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方及びその整備状況

当社は、反社会的勢力や団体との一切の取引を許さない業務運営を図ることが、企業の社会的責任であることを十分に認識し、社会的正義を実践すべく、毅然とした態度で臨みます。
反社会的勢力とのあらゆる関係を遮断する基本方針は、「日本通運グループ行動憲章」、「コンプライアンス規程」に明文化し、役員、従業員がその基本方針を順守するよう教育体制を構築しています。
また、社内に対応統括部署を設け、平素から、外部の専門機関等から情報収集を行うとともに、反社会的勢力を排除すべく、社内に向けて対応方法等の周知を図っております。事案の発生時に備え、反社会的勢力への資金提供は絶対に行わないとの確固たる方針のもと、関係行政機関や顧問弁護士、その他外部の専門機関と緊密に連携し、速やかに対処できる体制を構築しております。

【コーポレートガバナンス体制についての模式図】

図 コーポレート・ガバナンス体制

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