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特定信書便業務における法令違反について

2018年9月17日

各位

日本通運株式会社

特定信書便業務における法令違反について

 このたび、当社が行っている特定信書便業務において、認可を受けずに業務を委託するという法令違反が発生しましたので、下記の通りお知らせします。関係の皆様に、多大なご心配とご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。

  1. 事案の概要
     当社が行っている特定信書便業務(注)において、当該業務を委託する場合、業務を委託する旨の認可を受ける必要があるところ、全社で30の事業者に対し、認可を受けずに特定信書便業務を委託していたことが判明しました。
     なお、本事案によるお客様への影響はありません。

  2. 事案発覚以降の経緯
     本件事案は、2018年6月の社内監査実施の際、当該事実を発見し、その後速やかに社内調査を行い、総務省に報告するとともに、直ちに、認可を受けていない事業者への委託を取りやめました。
     同年7月17日、総務省から全社的な調査および再発防止を求める文書の交付を受け、8月9日、総務省に報告しました。

  3. 原因および再発防止対策
    A.原因
    特定信書便業務に関する以下の点について、教育内容が不十分であり、かつ法令違反の有無をチェックする機能が十分でありませんでした。
    (1) 信書及び信書便の「定義」
    (2) 特定信書便業務を委託する際、総務大臣の認可を受ける必要があること

    B.再発防止対策
    教育・ルール・管理体制を見直すことにより、法令違反の再発防止を図る体制を整備しました。なお、主な対策は以下のとおりです。
    (1) 信書便教育の実施
     a.全従業員を対象とした、信書および信書便に関する基礎知識の教育
     b.信書便に関する遵守事項(関係法規、信書便管理規程、信書便約款)の周知
     c.信書便に関する事故及び法令違反の事例と未然防止対策の説明
    (2) 信書に該当するか否かの判定に関する社内ルールおよび業務手順の改定
     a.信書に該当するかどうかを判定するための全社共通手順の制定
     b.信書便の取扱いに関する社内申請・承認制度の導入
     c.特定信書便の業務委託に関するルールの見直し
    (3) 特定信書便業務の管理体制見直し
     a.全ての特定支店及び信書便を取扱う営業所への「信書便管理者」の配置
     b.「信書便管理者」の配置状況等、業務遂行状況の管理の強化
     c.信書便業務に関する点検の実施

    当社は、今回の法令違反が行われた事実を厳粛に受け止め、社内管理体制の強化と従業員に対する教育を徹底し、再発防止に努めてまいります。

  4. (注)特定信書便業務とは、一定の条件に該当する信書便の役務のみを、他人の需要に応じて提供する事業をいいます。

以 上