お役立ちコラム

「切る」「燃やす」だけじゃない!
今、選ぶべき機密文書廃棄とは

更新日:
2022年6月13日
「切る」「燃やす」だけじゃない!今、選ぶべき機密文書廃棄とは

手軽でエコ、安全・確実に
処分するなら「溶解」で決まり!

新規事業の計画、商品の製造技術に関すること、ビジネススキーム、図面、顧客情報、人事情報、財務状況など……企業が外部に知られては困る情報が記載された機密文書(機密書類)は、まさに企業の生命線そのもの。厳重に管理・保管するのは当然ですが、処分方法にも注意が必要です。

多種多様な機密文書

機密文書をわかりやすく定義するなら、「企業にとって非常に重要な情報が記録されており、その秘密保持が不可欠な文書」のことです。

秘密保持と聞くと「他社」に知られたくない情報をイメージしがちですが、対象は必ずしもその限りではありません。例えば公開前の経営戦略などは、時期がくるまで一般社員には内密にしておきたい情報ですし、人事に関するデータを人事部以外の社員が自由に閲覧できるようでは困ります。秘密保持は社外・社内それぞれが対象なのです。法令などに明文化された規定はありませんが、その重要度などによって「極秘文書」「秘文書」「社外秘文書」のおおむね3つに分類されます。

重要度 種類 凡例
極秘文書 企業経営に直結する内容で、経営陣などごく一部の人間だけが閲覧できる文書
未発表の研究成果 M&A 特命のプロジェクト 未公開の経理情報 など
秘文書 特定の部署やプロジェクトに関わっている人間だけが閲覧できる文書
営業企画 顧客情報 人事情報 重要な契約書 仕入れの価格表 特許申請 など
社外秘文書 社内では共有できるが、社外に流出させてはならない文書
請求書 見積書 議事録 社員名簿 就業規則 など

また、取引先から提出された顧客名簿、共同研究に関する情報、公開前の仕様書や図面など、自社で作成したもの以外の文書や、紙媒体として保存されていないデジタルデータ類も、内容次第で機密文書として扱われます。

機密文書の内容が
漏れるとどうなる?

最重要とされる「極秘文書」の情報が社外にリークされては大変です。場合によっては企業の存続そのものに関わるでしょう。
「秘文書」である顧客データや人事情報に、社員の誰もがアクセスできる状態では、個人情報保護ができていないとも言えます。コンプライアンスの観点からも、信用の失墜は避けられません。
「社外秘文書」が漏れると、ビジネスのアイデアなどが盗まれてしまう可能性があります。

規模の大小こそあれ、機密文書の漏えいは企業にとってダメージです。

保管だけでなく廃棄も重要

そもそも機密文書は、「個人情報の保護に関する法律」や「不正競争防止法」に基づき、保護の対象になっています。漏えいさせることは犯罪です。過去には、退職した社員が機密文書をもとに情報を他社に漏えいさせ、逮捕される事案もありました。
そのため各企業では、機密文書の管理・廃棄に非常に注意を払っています。

うっかりデスクの上に書類を置き忘れ、誰もが見られる状態になっていることはありませんか?
機密文書には、保管と同じレベル、あるいはそれ以上の意識で、厳重な廃棄手順を構築しておく必要があります。
では、実際にどのような廃棄手段があるのでしょうか。

廃棄方法①-1 シュレッダーで裁断 ~自力編~

最も身近なのは、オフィスでシュレッダーにかけることでしょう。少量の廃棄であればこれで十分です。

しかし、機密文書には法定保存期間が定められています。そのため、期間を過ぎた時点で一度に大量の文書廃棄が必要になることもしばしば。シュレッダーの性能によっては、文書に留められたホチキスを1つずつ外さないといけない場合もあります。ここに時間と手間をかけるのは、人件費の面からも非効率的です。

廃棄方法①-2 シュレッダーで裁断 ~業者編~

量が多い場合は、専門業者に依頼して大型シュレッダーで裁断してもらう方法があります。文書を段ボールなどに詰めて自ら工場に持ち込むこともできますし、引き取りに来てもらうこともできます。ただし、基本的には裁断に立ち会うわけではないので、裁断のスタッフが意図せず文書の内容を目にしてしまう可能性もゼロではありません。

それが心配であれば、大型シュレッダーを搭載したトラックが来てくれる「出張裁断」も検討してみるとよいでしょう。やや割高にはなりますが、目の前で廃棄できることや、配送中の紛失や事故の心配などがなく、セキュリティ面での安心度は高くなります。

廃棄方法② 燃やしてしまう

シュレッダーは文書を細かく裁断してくれますが、紙自体は物質として残ります。悪意のある者がその気になれば、つなぎ合わせて復元することが不可能とは言えません。
焼却処理施設に持ち込んで、燃やして完全に消滅させることができる焼却廃棄は、以前は主流となっていた文書廃棄方法です。量が多くても短時間で処分できることもメリットです。

しかし、焼却によって大量の二酸化炭素を排出する点がネック。紙のリサイクルもできません。近年、リサイクル可能な素材でできた紙は、そもそも受け付けてもらえないようになってきました。
環境意識の高まりから、ごみ全体に対して社会の「脱・焼却」が進んでいます。CSR(企業の社会的責任)の観点からもあまり積極的におすすめできる方法ではありません。

メリット デメリット
シュレッダー(自力) 低コストかつ社内で処理できる 手間が増えて非効率的
シュレッダー(業者) 一度に大量廃棄できる セキュリティにやや不安
焼却 文書を完全消滅できる 環境にやさしくない

比べて見るとどれも一長一短。
そこで、新たな廃棄手段「溶解処理」が注目されています。

廃棄方法③ 溶かしてしまう

溶解処理は、パルパーと呼ばれる機械で水と混ぜながら鋭利な刃で細かく砕き、文書を完全に液状化することができる廃棄手段です。
しかも専用の段ボールに文書を詰めて渡すだけでOKです。クリップやホチキス、クリアファイルも取り外す必要はありません。段ボールは開封せずに溶解するため部外者が内容を目にすることがなくいので、情報セキュリティの面からも安心です。
しかも、溶解後はトイレットペーパーなどの原料としてリサイクルされます。

溶解処理サービス業者の
選び方

溶解処理サービスはセキュリティ体制の充実度をチェックして選びましょう。「溶解証明書」の発行や、希望すれば溶解に立ち会うことができるシステムがあればより安心です。
また、専用車両や専用の仕分場所の有無、廃棄する機密文書のトレーサビリティ(輸送状況)可視化など、自社の条件に即した細かい要望に対応できるかもしっかり確認しましょう。

日本通運の機密処理リサイクルサービス(エコリサイクル便)では、それらをすべてクリアした安全かつ確実な廃棄が可能です。こまめに処理したい場合は、少量の文書廃棄を対象にしたエコリサイクル@ミニもご用意しています。

保管から廃棄まで
ワンストップのサービスも

廃棄前の文書を保管してくれるサービスと連動していれば、業務のスリム化も図れます。

日本通運のメディア保管サービス(セキュリティシェルター)なら、防犯カメラ付き・耐震・耐火構造の保管施設で機密文書の保管が可能。入退室管理も、指紋とIDによる二重認証でです。「自社に保管する場所がない」「保管から廃棄までワンストップで任せたい」「でも、セキュリティは万全にしてほしい」というニーズに応えます。紙媒体だけでなく、電子保存されたデータを記録メディアごとお預かりすることも可能です。天災などによる文書の喪失や破損、バックアップデータの消滅リスクを分散することができます。

安心・安全でスムーズな機密文書管理は、日本通運にお任せください。

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