会社ではとても多くの文書（書類）を扱いますよね。経理・総務など企業活動の中で作成した文書（書類）の中には、会社法、法人税法、消費税法、雇用保険法など、さまざまな法律によって一定期間の保存が義務付けられているものがあります。
すでに役目を終えたと思っても、法律で決められた保存期間は保存しなくては罰則の対象になることもあります。

文書（書類）の保存期間を把握し、文書（書類）をどのように管理するかのルールづくりをすることは、会社にとってとても大切なことです。会社で作成される主な文書（書類）の保存期間をまとめましたのでぜひ参考にしてください。

厳密にいうと法律で定められた保存期間はありませんが、文書の性質を考えると処分せずに永久保存しておくべき文書（書類）です。下記以外にも、法定の保存期間とは別に株主総会など重要会議の議事録、稟議書、重要決裁文書、税務申告書などを永久保存している会社もあります。

主に総務・経理で扱うこれらの文書（書類）は、会社法などで法的に期間が定められています。

主に経理で扱うこれらの文書（書類）は、法人税施行規則や消費税法などで法的に期間が定められています。

主に総務・人事・経理で扱うこれらの文書（書類）は、会社法や金融取引法などで法的に期間が定められています。

主に総務・人事で扱うこれらの文書（書類）は、金融商品取引法や労働基準法などで法的に期間が定められています。労務関係の文書（書類）の多くは最終記入日や完結した日から起算して3年間の保存義務があります。

主に総務・人事で扱うこれらの文書（書類）は、金融商品取引法や雇用保険法施行規則などで法的に期間が定められています。

多くの文書（書類）に保存期間が設けられているので、適切に把握し管理することは難しいです。文書（書類）を「紙」のまま保存しようとすれば保管場所の確保にもコストがかかりますし、文書（書類）紛失のリスクもあります。
原本の保存が義務づけられている文書（書類）は「紙」として適切に管理する必要がありますが、それ以外の文書（書類）もすべて旧来通りに保存していませんか？

文書の中には「電子化」して保存できるものが多くあります。文書の「電子化」とは一般的に「紙」の文書をスキャナーなどで読み込んでデジタル管理（PDF化）することです。文書を電子化するメリットとしては、保管場所にかかるコストカットや、必要な文書（書類）を速やかに検索でき、業務の効率化が実現すること、また文書（書類）の紛失を防止できることがあります。
昨今、コロナ禍の影響もあってリモートワークが著しく進みましたが、このような社会情勢のもとでもペーパーレス化は必要不可欠といえます。