オフィス移転の手配を始める際には、やるべきことを整理して効率的に片づける必要があります。また、日常業務は普段通りありますので、オフィス移転担当者の負担が大きくなります。やるべきことを整理して、チェックリストを設けて順番に終わらせていくのが得策です。以下、オフィス移転のチェックリストです。ミスや漏れがないよう、しっかり確認しましょう。
オフィス移転の手配を始める前に、現オフィスの契約内容を確認しておく必要があります。賃貸物件の場合、オフィスを解約する際のルールも細かく設定されているはずです。それを無視して移転の手配を進めてしまうと、違約金などのペナルティを科せられてしまいます。賃貸契約書を読み返し、記載内容に従って手続きをしましょう。多くの契約では、6ヶ月前には解約通知をする決まりです。ただ、解約通知のタイミングは物件によって異なるので、しっかりと見返しておくとよいでしょう。
次に、オフィスの「原状回復工事」に移ります。賃貸物件は引き上げる際、借りる前と同じ状態に戻さなくてはなりません。ビル、もしくは管理会社の指定業者があるならそこに依頼するのが得策です。特に指定されていないなら、企業側で工事業者を選定します。回復の範囲をオーナーやビルの管理会社に確認しておきましょう。というのは、企業側の判断で勝手に工事を始めてしまうと、範囲が間違っていたときに余計な労力や費用がかかってしまうからです。また、事前に費用を見積書にして出してもらえば、予算も確保しやすくなります。
解約に関することが確認できたら新オフィスの選定を始めます。できるだけ妥協をせず、企業の理想を満たした物件を選ぶようにしましょう。なぜなら、オフィスは企業の「顔」になる空間だからです。ブランディングの意味合いも大きいので、選定は時間をかけて行います。また、取引先や社員の住居からアクセスしやすいこともポイントです。関係者が「通いづらい」と感じてしまうと、業務に支障をきたしかねません。そのほか、日常業務と関わりの深い施設が近くにあるかどうかも調べておきましょう。銀行などを頻繁に使うのであれば、近隣に支店がないと不便です。
オフィスそのものの仕様も重要です。社員が余裕を持って働けるだけのスペース、部屋数は不可欠です。また、使用したい電力が十分にある施設かどうかも調べておきましょう。今後、パソコンや複合機などを追加する可能性も考慮し、移転時の必要電力よりもやや高い場所を選ぶことが必要です。そのほか、駐車場の有無も必ずチェックしましょう。仮にあったとして、料金がこれまでと比べてどれほど変わるのかも無視できない要素です。
オフィス移転では荷物だけでなく、インターネット回線も新しい場所で整備する必要があります。理想的なのは、両方の作業をまかせられる業者を探すことです。しかし、予算や作業の実績などを考えると、別々の業者に依頼せざるをえないこともあります。まずは、引っ越し業者にどれだけの作業を依頼できるのか確かめておきましょう。そのうえで、任せられない作業があるのなら、その部分だけを頼める業者を調べます。つまり、オフィス移転では「引越し業者」「内装工事業者」「インターネット等通信業者」「電気工事業者」「原状回復の工事業者」など様々な仕事を依頼する可能性があるということなのです。
業者の選定ができたところで、スケジュール調整を始めます。どの業者にいつ、何の作業を頼むかを割り振っていきます。それにあわせて、企業側でも移転準備を進めていかなくてはなりません。また、それぞれから見積書をもらって予算も調整していきます。オフィス移転スケジュールを踏まえてインターネット、電話回線の作業も手配し、全ての作業が短期間で完了するよう工夫しましょう。
移転の手配前に、新オフィスのレイアウトをプランニングしておくことが肝心です。レイアウトにはインテリアコーディネート的な意味も含まれるものの、最重要な点は「仕事がしっかりできること」です。部署ごとに必要なスペースを考え、それぞれにオフィスの空間を割り振っていく作業を行います。また、従業員が通る業務動線もしっかり確保されていなくてはなりません。業務スペースを広くとりすぎて、通路が狭くなってしまうようなことの無いよう注意しましょう。
オフィス移転では、新しい家具やOA機器が追加されることもよくあります。前の職場を基準にレイアウトを考えていると、引っ越しが始まってからトラブルを招きかねません。新しい荷物をしっかり想定して、配置を決めていきます。逆に、移転の機会に思い切って処分するものを検討し、整理することも大切です。ただ、廃棄には費用がかかるので、業者や予算を考える必要も出てきます。レイアウトが確定したら図面を見直し、間違いがないか細部まで繰り返し見直しましょう。
オフィスを移転するときは取引先に連絡をしなくてはなりません。お世話になっている企業へ新住所を伝えることは、礼儀でもあります。また、警備会社やリース会社、加入団体なども忘れず連絡先リストに含め、書面を送るようにしましょう。文面は失礼がないよう、じっくり考え、日頃の感謝が伝わる内容になるよう心がけましょう。
なお、取引先と交わしている契約書等には、前の住所が記載されているはずです。新しい住所に変更するべきかどうかは、取引先との話し合いで決めましょう。「変えてほしい」と要求される可能性もありますので、契約書等を交わした全ての取引先に確認しておくのが無難です。こうした事務作業もあるので、取引先への連絡は余裕を持って行いましょう。一般的に、1ヶ月前から2週間前にはハガキかメールで取引先に通達します。誠意を伝えるのであればハガキのほうが得策です。ただ、それほど深い取引のない相手には、メールで済ませても失礼にはならないでしょう。
さまざまな媒体に企業の住所は掲載されています。オフィス移転をするなら、全ての媒体で住所を変更しなくてはなりません。もしも変更を忘れてしまうと、荷物や書類が旧オフィスの住所に送られてしまうなどの問題が起こります。順番として、まずはホームページの住所から変更しましょう。外部に管理してもらっているケースでも、移転後すぐに変えてもらえるよう事前に依頼しておきます。事務用品購入サイトの登録内容の修正も忘れずにしておきましょう。
法人用のクレジットカードについては、カード会社に連絡をします。変更手続き方法を記した資料を送ってもらい内容に沿って変更を行います。当然、銀行や保険会社でも住所変更が必要となりますので手続きで必要なことを担当者に確認することが必須です。これらのケースでは、担当者に変更手続きをまかせられるときもあります。そして、パンフレットやポスター、名刺など、住所が記載されている印刷物は全て、原本データから修正します。間違っても古いデータが使われることがないよう気をつけましょう。
スムーズに移転作業を終えるには、社内の協力が不可欠です。早い段階で社内に移転計画を発表してスケジュールを共有しましょう。その中で、社員が個々に行わなければならない準備を明白にします。移転作業の全ては業者に任せられるわけではなく、社員が自ら片づけるべき仕事も少なくありません。その分担がはっきりしていれば、実際に移転が始まっても慌てることなく対応出来ます。また、新住所に修正した印刷物の発行などは社内業務になるため、担当者を決めて任せるようにしましょう。
社員による移転作業では、「捨てるもの（不要物品）」「残すもの（残置物品）」「持っていくもの（転用物品）」をリスト化しましょう。移転の日になってからそれぞれを判断していたのでは、無駄な時間がかかります。あらかじめ荷物を選別し、できるところから梱包しておきます。移転当日のスケジュール表を用意しておく方がよいでしょう。オフィス移転はやるべき作業が山積みなので、抜けや漏れが出ないよう細かいスケジュールを社員に渡し、何をすればよいのか迷ったときにチェックするようにしましょう。
オフィスを移転する際には、さまざまな場所に書類を提出しなくてはなりません。中には簡単に手続きが終わるものもあれば、手間のかかる書類もあります。必要書類を把握しておき、少しずつ提出していくように心がけましょう。たとえば、郵便局には「転居届」を提出しなくてはなりません。この書類は持参するほか、オンラインでも申請可能です。忙しくて郵便局にまで足を運べないのならば、オンラインで済ませるのもひとつの方法です。
また、移転先の管轄となる消防署には「防火・防災管理者選任届出書」を持っていきましょう。企業がオフィスをかまえるうえで、防火や防災の管理者がいることを消防署に伝える必要があります。移転によって管轄の消防署が変わるたび、書類を提出しなくてはなりません。特に提出期限はないものの、管理会社によっては指定をされます。また、消防署には、内装工事開始7日前までに「防火対象物工事等計画届出書」、移転7日前までに「消防計画作成（変更）届出書」「防火対象物使用開始届出書」を持参する義務があります。移転作業と並行で用意しておきましょう。
実際に移転作業が終わった後でも、提出しなくてはならない書類はたくさんあります。まず、移転前の管轄の法務局には「本店移転登記」を届けましょう。移転後2週間以内と決して時間は多くないため、移転前から想定して準備しておくことが肝心です。次に、「異動事項に関する届出」も必要です。この書類は移転前と移転後、両方の管轄である税務局に持参します。あるいは、郵送やe-Taxで送ることも可能です。
「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更届」を提出する必要もあります。この書類は移転前の管轄年金事務所に移転後5日以内に持参するか、郵送や電子申請をして受け取ってもらいましょう。「雇用保険事業主事業所各種変更届」も10日以内に提出する必要があります。提出先は移転後の管轄の職業安定所で、持参するか電子申請をします。また、移転後の管轄労働基準監督署に「労働保険名称、所在地等変更届」を提出しましょう。
引越し作業はもちろん、レイアウトや各種手続き、書類の提出まで自社で行うのはたいへんな労力です。しかも、日常業務も同時に進めなくてはならないので、オフィス移転作業にかかる負担は少なくありません。しかし、混乱したまま作業を進めると、捨ててはならないものを捨てるなど判断を誤る可能性がありますので注意しましょう。
自力では無理だと判断した際は、プロの業者に相談してみましょう。日本通運のオフィス移転サービスは経験豊富なスタッフが、さまざまな作業をアシストいたします。分野ごとに専任担当者がつきますので、細かい悩みも気軽にご相談いただけます。
最大のメリットは、オフィス移転作業をトータルコーディネートできる点です。全体のプランから、無駄な作業や費用をそぎ落としていきますので、自社で行うよりも効率的に移転を遂行いたします。日本通運には年間2万5000件の実績がありますので、会社のお引越しなら、安心して日本通運におまかせください。
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