海外給与計算を効率化するには？よくある悩みと解決法

海外駐在員は日本の本社に在籍したまま海外の子会社で仕事をする「在籍出向者」となります。本来給与の全額を実際に働いている現地法人から支給されるべきですが、日本の社会保険料の支払いを継続する場合や、家族が日本に残留し生活費が必要な場合など、ほとんどの場合で「日本円給与」と「現地通貨給与」の二本立てで給与が支払われることとなります。

本人の給与水準や帯同状況、赴任先などを鑑み、いくらの円給与、いくらの現地通貨給与を支払うかを計算するのが「海外給与計算」となります。

基本情報とは、各駐在員の給与や賞与などを合わせた理論年収、扶養人数情報、及び各都市の生計費指数（暮らすうえで必要となる費用を数値化し、地域間や時系列で比較できるようにした指標）と為替レートのことです。一般的に6月、7月に給与改定作業を行い、年度開始月である4月に遡って遡及計算をします。

上記の洗い替え情報をExcel等の表計算ソフトに投入し「新しい給与」として計算します。手当の計算根拠が変更されたり、何か制度が変わった場合は表計算ソフトを組みなおす必要があり、確認作業に膨大な時間がかかる場合があります。改定作業は短納期の場合が多く、人為的ミスが起きてしまう可能性も低くありません。

支給額が決定したら、新しい給与額を本人へ「給与改定通知書」として配布する必要があります。また、現地法人の給与担当者へ新しい現地通貨での支給額を伝える必要があります。駐在員や拠点が多い企業の場合、この作業に多くの工数を取られてしまいます。

会社によって作成される「海外勤務（給与）規定」が計算根拠となります。しかし、規定は会社によって内容が異なる為、海外給与計算も個社ごとに違っており、100社あれば100通りの海外給与計算の計算方法が存在します。それ故「海外給与計算パッケージ」のような市販されているものは存在せず、各社独自にExcel等を作りこむ必要があります。

例えば、給与の計算ロジックには、下記の3種類があります。

海外給与計算では、しっかり社内で議論をおこなわないと、のちのち人によって不公平感が出てきてしまうかもしれません。
ここで、海外人事担当者によくある悩みや問題点をご紹介します。

海外給与規定はある意味取決めのようなものですので、具体的な運用方法が詳細に定められているわけではありません。文章等で定められた規定を表計算ソフト（Excel等）に落とし込むには、しっかりした運用ルールを設ける必要があります。

駐在員は世界中に散らばっており、先進国もあれば後進国もあります。物価が高い国もあれば安い国もあり、生活環境が厳しい国もあります。どうやって不公平感なく給与額を決定するかは難しい問題です。

海外勤務手当、単身赴任手当、ハードシップ手当など、駐在員特有の手当があります。それらの金額の妥当性は、社内でどう判断すれば良いのか難しいところです。

多くの企業がこの計算を表計算ソフト（Excel等）で行っています。関数を多用するため、計算内容を理解できるのは社内でも一部の社員に限られ、属人化しやすい業務となっています。その結果、安定した運用が難しい状況です。

表計算ソフト運用において直面する様々な悩みには、ツール導入という手もあります。
ツール導入には、このようなメリットがあります。

システム化によって人為的ミスを大幅に削減し、複雑な計算も瞬時に処理できるため、常に正確な給与計算が可能になります。これにより駐在員からの信頼度が向上し、給与に関する問い合わせも減少します。

手作業から解放されることで、人事部門の業務効率は飛躍的に向上します。給与計算に費やしていた時間を、戦略的な人事施策の立案や駐在員家族のケアなど、より付加価値の高い業務に充てることが可能になります。

特定の人しか海外給与計算ができないというリスクを改善する必要があります。システム化することで、限られた人しか理解できない計算式や不安定なエクセル運用を解消できます。

初期投資は必要ですが、長期的には運用コストを大幅に削減できます。人件費の削減だけでなく、ミスによる損失や是正にかかるコストも抑えられ、総合的なコスト削減が期待できます。

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