日本通運の導入事例：「AGAVE」活用で海外人事を効率化

導入前の課題

• 海外赴任者約450名の手続き状況把握に多大なコミュニケーション負荷が発生していた
• 海外赴任中の社員健康管理が不十分で、健康診断受診状況の把握や予防・未病への対応が課題となっていた
• 海外赴任者情報が複数媒体に散在し、必要な情報の検索・抽出、リアルタイム管理に多大な手間が生じていた

成果・効果

• 「プロジェクト管理機能」でタスク・進捗を可視化し、赴任者手続きのコミュニケーション負荷を大幅に削減した
• 「提出依頼機能」で健康管理情報を効率的に収集できるようになり、予防・未病対応の幅が広がった
• 「ユーザ管理機能」で海外赴任者情報の一元管理ができ、海外人事担当者が確認する手間と時間を大幅に削減できた

課題

メール中心の分散管理が海外人事業務の大きな負担に

ーAGAVE導入前、海外人事業務でどんな課題を抱えていましたか？

横打さん

NXグループでは常時約450名の駐在員・トレーニーの赴任・帰任に関わる手続きや情報を、メールや複数の媒体で管理しており、進捗状況や最新データを把握するためには都度メールを遡ったり、担当者へ個別に照会したりする必要がありました。情報が分散していたため、「今どうなっているのか」を即座に確認できる状態ではなく、業務効率やコミュニケーションの面で大きな負担がかかっていました。また、海外赴任中の社員に対する健康管理のフォローも課題でした。弊社の海外赴任者は管理職以上が中心で、生活習慣病リスクの高い年代層です。しかし、海外勤務中の健康診断の受診状況を一覧で把握し、継続的にフォローする仕組みが十分に整っておらず、見える化や予防・未病への対応まで踏み込めていない状況でした。
そうした中で、1990年代から使用していた海外人事システムのサポート終了が決まりました。これを単なるシステムの入れ替えとするのではなく、分散管理や健康管理の課題を根本から見直し、運用そのものを改善できる仕組みを導入したいと考えるようになりました。

導入前の課題

• Excelを複数人で共有するため、書式や計算式が意図せず変更されるヒューマンエラーが多発していた
• 複数のExcelやシートを用いた長年の運用により計算式が複雑化し、担当者以外の内容把握が困難だった
• 海外赴任者の増加に伴って個別対応に多くの工数が発生し、管理側の対応負荷が増大していた

成果・効果

• システム上での一元管理により、正確性と業務効率が大幅に向上し、人的ミスが大きく減少
• 複雑な計算ロジックを紐解いてシステムに組み込むことで、ブラックボックス化と属人化を解消
• 海外赴任者別の計算結果や履歴を即時に確認できるようになり、問い合わせ対応のスピードと精度が向上

課題

ー従来、海外赴任者の給与管理はどのように行っていたのでしょうか。

給与計算は、1990年代から長らくExcel上で行ってきました。各々の従業員や計算月によってデータが分かれており、複数のファイルやシートを行き来しながら手作業で関数を組んで計算していたのです。これが毎月発生するため、給与計算には相当な工数がかかっていました。

給与明細に変更が生じた場合には、印刷して、海外への連絡便で送付していたと聞いています。急ぎの場合はメールで個別に送ることもあったため、対象者が増えるにつれて対応負荷が大きくなっていました。

梅山さん

複雑なロジックとヒューマンエラーのリスクが課題

ーExcel管理には、どんな課題がありましたか。

梅山さん

最大の課題は、ヒューマンエラーのリスクでした。複数人でExcelを共有していたため、書式や計算式が意図せず変更される可能性があり、いつミスが起きても不思議ではない状況が続いていました。加算金や赴任・帰任時の日割り計算など、対象者ごとに異なる個別計算も多く、常に細心の注意が求められました。海外赴任者は450名を超え、対象者の増加に伴い、そのリスクはさらに高まっていました。さらに、Excel内には年々追加される計算式やルール変更が複雑に蓄積し、担当者でさえ関数の内容を把握しきれない状態になっていました。

ー海外給与計算導入にあたり、不安はありましたか。

梅山さん

最も大きな不安は「複雑な計算ロジックをシステムで正しく再現できるか」という点でした。海外給与は為替や各種手当などが複雑に絡み合っており、さらにそれらが長年積み重なってきた背景があります。そのため、システム化の必要性を感じつつも移行には慎重にならざるを得ず、Excelでの対応を続けていました。
そんな中、社内のAGAVE導入チームからAGAVEに海外給与計算機能が追加されるとの知らせを受けました。すでにワークフロー基盤として利用していたこともあり、同一システム上で一元管理できる点は非常に魅力的でした。従来の運用を再現できるかという懸念は残りましたが、データと業務を集約できる利便性への期待が勝り、導入を決断しました。

ー導入はどのような流れで進みましたか。

梅山さん

導入は、私たち給与計算部門と社内のAGAVE導入チームとAGAVEの開発元であるサークレイスさんの三者で密に連携しながら進めました。既存のExcelには、長年の運用で複雑化した計算式や条件が多数組み込まれていたため、まずはそれらの洗い出しと整理から着手しました。

ミーティングを重ね、要件や運用上のニーズを一つずつ具体化していきました。駐在都市の増減管理、年1回の海外改定時に行うインデックス・レートの見直し、扶養数のカウント方法、みなし税計算の仕組みなど、海外給与計算特有の実務要件は、私たち自身も驚くほど複雑でした。こうした多様な条件を丁寧に整理し、システムへ正確に反映していくことができたので、当初抱いていた「複雑なロジックを本当に再現できるのか」という不安は徐々に薄れていきました。

日割り計算や遡及計算といった特に複雑なロジックについても、社内のAGAVE導入チームと綿密にコミュニケーションを取りながら調整を進めました。本番運用前には、ExcelとAGAVEの計算結果を照合し、整合性を一つひとつ確認。その過程で新たな想定外のケースが見つかることもありましたが、迅速かつ丁寧に対応してもらい、最終的に当初の不安を完全に払拭できる高い精度のシステムを実現できました。

導入効果

複雑な業務を解消し、シンプルでミスのない体制へ

ー導入による効果をお聞かせください。

梅山さん

業務の正確性と業務効率が大きく向上しました。これまで複数のシートやファイルに分散していたため、人為的なミスが起こりやすい状況でしたが、AGAVE上で一元管理できるようになり、正確な給与計算が実現できています。ブラックボックス化していた計算式もシステムに組み込まれたことで、担当者以外でも内容を把握しやすくなり、属人化の解消が進んでいます。
変更履歴が残る点も安心材料です。Excelだと、「いつ、誰が、何を変えたのか」を後から検証するのが難しかったのですが、AGAVEは変更内容や計算根拠をシステム上で容易に確認できます。

また以前は、各現地法人へ賃金台帳データなどを個別にメールで送付していましたが、こちらについてはAGAVEの給与経費管理機能（オプション機能）という別の機能を活用することにより、現地の担当者が必要なタイミングで各自情報にアクセスできるようになりました。個別のデータ送付の手間がなくなったのは大きなメリットです。

ーどんな企業にAGAVEの導入をおすすめしますか。

梅山さん

Excelで給与計算を行っている企業には、AGAVEを導入する価値があると感じます。AGAVEは計算の正確性が高いため、手作業での管理に課題を抱えている企業に最適です。特に海外給与は、複雑な計算やルールが多く、担当者しか理解できない仕組みになりがちですが、AGAVEを活用することで、そうした属人化を解消し、誰でも内容を把握できる体制づくりにつながるのではないでしょうか。

ー今後の展望を教えてください。

小林さん

AGAVEと人事基幹システムとの連携を検討しています。ワンクリックでデータを連携させ、さらに効果的な運用を実現したいです。
現在、赴任・帰任のフライト情報や支給額の通貨比率変更、家族の帰国など、多様な申請情報がAGAVE上に集まっていますが、給与計算と連動させる際には手入力やクエリでの対応が必要です。今後は、ワークフロー情報をはじめ、AGAVEに集約されるさまざまな情報を給与計算機能とシームレスに連携し、より幅広く活用したいと考えています。