セミナー、カンファレンス、セレモニー、ユーザー交流会、労働組合の定期大会など参加型イベント開催は、会場予約、搬出入調整、運営等、業務が多岐に渡っています。その為、準備には複数の関係者の関与が不可避であり、準備に関わる手配や調整には多大な労力を必要とします。 日本通運では、イベント開催におけるこのような業務を軽減する為、企画から当日の運営までをトータルでサポートするサービス「イベント運営サポート」を提供しています。
イベント開催時の担当者の課題を日本通運が一挙解決
イベント開催に関して、以下のようなお悩みはありませんか。
・何から始めればよいか分からない
・会場手配の連絡／調整に時間が取られ、苦労している
・参加者情報の集約に多くの手間が掛かり、労力が割かれている
・会場への備品搬入、設営を自前で対応するのは不安である
イベントの準備においては、会場、搬出入、運営と複数業者が関わる中、手配の確認やスケジュール管理には多大な労力を必要とします。また。イベントの成功には参加者の情報を確実に収集・管理することが欠かせません。日本通運の「イベント運営サポート」では、煩雑になりがちな準備・運営に関わる各種業務を一括でお引き受けすることにより、お客様には集客、参加者とのコミュニケーション、事前の営業活動など、ビジネスチャンスの拡大に集中していただくことが可能になります。
「イベント運営サポート」の４つの特長
日本通運の「イベント運営サポート」は、当社が培ってきたイベント運営ノウハウ、実施経験に基づいてご提供しているサービスです。その特長を4つに分けて紹介します。
ヒヤリング・手配
イベントの種類・内容は幅広く、多岐に渡ることから、まずはお客様のお考え、ご要望をお伺いさせていただきます。その内容を基にイベント会場や懇親会会場の予約、講演者の選定・手配、ライブ配信の手配など、必要な各種手配業務を実行します。
参加者集約
イベント参加者情報の集約・管理は、工数やリソースを最も必要とする、煩雑な業務の一つといえます。メール等を用いて申込を受け付けた場合、受付担当者が手入力でデータの入力・管理を行わざるを得ず、中には申込者に対し、個別に受付完了等の連絡を行っているケースも散見されます。
「イベント運営サポート」では、当社のイベント受付システム「Newton」を活用し、イベントの参加者集約に関わる業務をシステムで一括管理します。参加者集計・管理はもちろん、参加者からの問い合わせ対応を代行させていただくことも可能です。お客様の事務作業を軽減し、効率的なイベント運営をサポートします。
荷物輸送、会場設営
イベントでは多くの機材、備品などを扱うため、その輸送、搬出入、会場設営などには細心の準備と調整が必要になります。物流のプロである日本通運にお任せいただければ、最適な輸送、スムーズな搬出入、安全な設営・撤収を確実に実行します。
当日 運営
イベント当日は、時間とも戦いながら着実に各種スケジュールを進行する必要があります。運営スケジュールの管理、受付スタッフの手配・配置など、事前準備の段階から一緒にご検討させていただくことで、イベントの終了・撤収まで責任を持って円滑な運営をサポートさせていただきます。
オンラインイベントへの対応
日本通運では複数の動画配信会社と提携しているため、イベントのライブ配信やオンデマンド配信、本番中に流すプロモーション動画の制作、Zoom等を用いたオンライン会議の開催など、お客様のイベントの企画内容に最適な会社を選定し、協同してオンラインイベントをサポートいたします。
イベント＆セミナー受付システム「Newton」の概要
「イベント運営サポート」は、イベントの参加者集約に関わる業務を一括管理できることに大きな特徴があるサービスとなっています。その基盤となる日本通運の独自システム「Newton」は、PCおよびスマホ両方に対応した申し込みページの作成から、名簿作成、参加証（QRコード）の発行、来場者管理までを一括対応することが可能であり、ご利用頂いたお客様からは大変好評をいただいております。
＜「Newton」基本機能＞
・申込Webフォームの作成
・管理者による申込者情報の閲覧・変更・取消操作
・受付完了メールの自動送信
・一斉メール送信
・申込者情報のデータ出力
・参加証（QRコード）の発行
・QRコード読取による入退場受付
・来場者検索システム
事例紹介：大手ITメーカー様のユーザー対象イベント
「イベント運営サポート」をご利用いただくことで、参加集約を効率化した一例をご紹介します。
ある大手ITメーカー様は、年に２回、ユーザーを対象とした約1000名が参加する表彰式と、セミナーのLIVE配信をセットにしたオンライン型イベントを実施されています。参加者の多さに加え、参加対象者がユーザーであるという特性もあって、営業担当にメールや口頭で直接申し込み依頼が行われることも多く、参加者の集約、管理が大きな負担となっていました。
参加者の情報をNewtonを用いたシステム一括管理に切り替え、従来営業担当に直接連絡が来ていた申込情報もNewtonに登録する運用へと変更したことで、受付担当者は申込状況をリアルタイムで把握できるようになり、担当ユーザーの申込状況の確認といった営業マンからの問い合わせにもスムーズに回答することが可能になりました。また、当日のお客様の参加状況もリアルタイムに把握できるため、必要な営業フォロー等を確実に実践できるようになり、効率的、かつミス・トラブルなく参加者の集約・管理が行える環境が実現したことに高い評価をいただきました。
イベントの企画から運営までトータルでサポート
多くのイベントをトータルサポートしてきた日本通運では、実績のあるスタッフがお客様のご要望をもとに、イベントを運営させていただきます。もちろん、参加者の集約のみ、当日の設営や運搬のみなど、工程の一部のみをご依頼いただいても結構です。
イベント開催をご検討中のお客様は、是非日本通運にご相談ください。