書類の保管には人的リソースやスペースが必要、廃棄には費用が必要。このように、全体的にコストが常に課題となる書類の保管や廃棄について、日本通運が3種類のソリューションを提供しています。
コスト削減にもつながる「電子契約システム」、オフィススペースを有効利用できる「書類等の情報資産保管サービス」、そして古紙再生で環境に配慮できる「機密書類処理サービス」です。では、一つずつ見ていきましょう。
電子契約システム
印紙を使わず、かつ迅速に契約できる電子契約に変えたいという課題や、たとえ電子契約書を導入しても既存の紙の契約書との二重管理になってしまうという課題はありませんか？WAN-Signを導入すれば、電子契約と書面による契約を一元管理することができます。
Wan-Signの特徴
・電子契約と書面契約を一元管理します。
・自社は電子証明書、相手方はメール認証といったハイブリッド締結も可能です。
・電子契約は0円からご利用可能です。※電子契約締結 月3件までの場合のみ
サービス導入のメリット
では同サービスには、どのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。
・印紙税の削減
1件200円から60万円の印紙税が不要となる点が、もっとも大きいです。また付随する作業として発生していた、収入印紙の金額や要否の確認も必要なくなります。
・事務労力・コストの削減
製本・郵送等の事務処理が無くなり、人的リソースが不要となります。併せてインク代、印刷代、郵送代等も一挙に削減できます。
・契約締結までのリードタイムの短縮
クラウド上でデータを確認し、合意したその場で契約締結することができるので、メールでの複数回にわたる会話や、郵送の準備から手配、配送にかかる時間全てがなくなります。
・リモートワーク対応が容易
紙と押印を必要としないため、場所と時間を選ばずに契約を締結させることができます。
・保管・管理の効率化
保管キャビネット等のスペースが不要となります。また検索機能があるので、必要に応じて目的の契約書を簡単に閲覧できます。
・コンプライアンス・内部統制の強化
改ざんや紛失のリスクが少なくなります。万が一、データを紛失しても復元することが可能です。契約の進捗確認も行いやすくなります。
情報資産保管サービス
書類をデータ化したい、データ化した書類の出し入れを効率化したいと漠然と考えていても、なかなか手が回らず、また外部に依頼すれば費用が高いという課題があります。日本通運では、費用を最低限に抑えた課題解決サービスをご提案します。
必要な書類をオンデマンドでPDF配信
保管された書類を閲覧時にオンデマンドでPDF配信することで、データ化する費用を最低限に抑えることが実現できます。
一般的に、電子化は書類のままで保管することよりも費用が高くなります。しかし、データ化した書類のうち7割（※）の書類は、ほとんど閲覧されていないという事実があります。そのため、閲覧が必要なときだけ電子化するンデマンド閲覧をお勧めします。
※株式会社ワンビシアーカイブズ調べ
サービス導入のメリット
・スペースコストの削減
オフィスの賃料と書類保管にかかった免責により算出される保管費用を、大幅に削減することができます。
・オフィススペースの有効活用
書類がなくなれば、袖机やキャビネットを廃止することができます。フリーアドレス制を導入したり、オフィス自体の縮小を図ったりなど、その先の業務効率化やコスト削減にもつながります。
・書類を探す時間や取りに行く時間の削減
Web対応保管物管理システムより、対象書類を検索し、取寄せることができます。また、内容確認だけであれば、最短当日中に電子化ができます。
・保管期限の設定による自動廃棄
あらかじめ抹消の期限を定めておけば、満了時に遅延なく処分されますので、自分で廃棄するという業務自体がなくなります。
・書類の見える化
台帳をWeb上で共有することにより、全社員で情報共有することができるようになります。俗人的なファイリング業務から脱却できます。
・コンプライアンス・内部統制の強化
本社と営業店で共通のセキュリティレベルとなり、書類にアクセスするための方法が統一化されます。全社統一管理が実現できます。
機密書類処理サービス
PRB（Paper Recycle Box/ペーパー リサイクル ボックス）をオフィスに設置し、社員は、そこに書類を投函するだけで、機密書類処理業務は完了です。
ワンストップの機密書類処分
デスクワークで都度発生する機密書類の処分。従来は、社員がシュレッダーをかけるというのが一般的でした。しかしクリップやホチキスをはずしたり、紙が詰まったり、ごみ袋を変えたりと、付随する業務もこまごまと増えて、意外と時間を取られるものでした。
PRBの設置で、それらすべてのストレスがなくなり、無駄な時間の削減が叶います。
サービス導入のメリット
- 面倒な、クリップやホチキス外しが不要です。
- シュレッダー前での拘束時間がなくなります。
- シュレッダー内のごみ袋の処理も不要です。
- シュレッダーすべき書類かどうかの分別も不要です。
- 溶解し、再生紙として再資源化されます
- 環境に対する負荷が85％削減されます。
※CO₂排出量について、シュレッダーでは840 kgCO₂/tですが、PRBでは126 kgCO₂/tとなります。