企業のオフィス移転担当に任命されたら、まずは何から始めますか。○○を準備しなければいけない、○○について決めなくてはいけないなど、することはわかっていてもどこから手をつければいいのかわからないなんて人もいるのではないでしょうか。オフィス移転を成功させるためには、綿密なスケジュールを立てて、効率よくそれらを実行していくことが大切です。無計画にスタートを切れば、期限内に終わらないという悲惨な目に合うかもしれません。
ここでは、企業のオフィス移転担当者向けに、オフィス移転の一般的なスケジュールに関して説明します。突然オフィス移転担当に任命されて困っている人も、これを参考にスケジュールを作成してみてください。
オフィス移転にかかる期間の目安は、一般的に6カ月程度を見込む企業が多いです。ただし、企業規模によるところが大きいので、あくまで一般的としてとらえ、仮に6カ月としてスケジュールを考えてみましょう。スケジュールを組む際には、オフィスを退去する日から逆算して組んでいくと、原状回復工事や引っ越し作業の計画が立てやすくなります。
オフィス移転の6カ月以上前から、計画を立て始めましょう。
まずは、オフィスを移転する目的を明確にすることが大切です。これが定まっていないと、オフィス移転計画がぶれてしまいます。たとえば、目的とは社員が増えたからもっと広い場所に移りたいのか、または、今よりも交通の便を改善したいのかなどです。こういった目的がわかると、おのずと何をすれば良いかもはっきりとしてきます。
目的が決まったら、移転先のオフィスの条件を出しましょう。立地・最寄り駅からの距離・近隣の公共機関、飲食店の有無・他のテナントの状況など、チェックしておくことはたくさんあります。トップダウンで進めたほうがスムーズですが、社員からの声を取り入れるのも1つの手です。
ここまで決まったら、移転スケジュールを作成し、オフィスプランニングをしましょう。オフィスプランニングとは、使用人数の決定・受付や会議室の有無・具体的なレイアウト作成・内装工事の費用把握などが挙げられます。これらに加え、旧オフィスの原状回復や保証金・敷金などの扱い・契約書のチェックも、くまなく確認しておきましょう。
オフィス移転6カ月前には、現オフィスの解約予約（※）と、原状回復をどこまでするかなどの確認を行いましょう。気をつけたいのが解約通知を出すタイミングです。オフィスビルは、6カ月前に解約通知を出さない場合、解約が成立しないケースが多いです。これを怠ると、せっかく立てたスケジュールが水の泡になってしまうので、くれぐれも忘れないように気をつけましょう。なお、原状回復は契約期間中に行わなくてはなりませんので、こちらも間違いがないようにしなくてはなりません。
これらが済んだら、新しいオフィスの物件調査などを行います。移転先を決める際に出した条件を踏まえ、まずはホームページなどで情報を得ましょう。そして、ある程度情報が得られたら、実際に足を運んでみます。ただし、広さや交通の便、採光など、すべての条件に合致する物件を探すのはなかなか難しい話です。このため、あらかじめ譲れない条件などを伝えておくと、スムーズに話が進むでしょう。
※解約通知機関の確認を行います。また原状回復工事必要日数も事前に確認しておきましょう。
オフィス移転5カ月から4カ月前には、現オフィスの原状回復工事の業者選定と見積もり依頼を行います。これに加え、移転スケジュールの決定、新オフィスの内覧および選定、物件契約、新オフィスのレイアウトなども、この時期に決定させていきます。新オフィスの選定の際には、メリットとデメリットを書き出していき、最優先事項や最低条件を明らかにして、判断材料としていきましょう。
物件契約の際には、何年契約（※）か、共益費はあるのか、敷金は返ってくるのかなど、細かなところもしっかりと把握しておくことが大切です。わからないことを曖昧にしておくと、後々やっかいな事態になりかねません。コストが気になる人は、家賃の交渉が可能な場合もありますので、希望があれば遠慮せずに相談してみると良いでしょう。
新オフィスのレイアウトは、現在のオフィスで改善したい点を反映できるように心がけると良いです。特に、導線（業務導線）を意識してレイアウトを組むことができれば、大幅な効率アップが見込めます。ただし、自分たちで考えるのも良いですが、できれば専門業者に確認してもらったほうが失敗もありません。最適なレイアウトというのは企業によって異なります。どのようにしたいのかはある程度考えておき、専門業者と一緒に考えていきましょう。
※フリーレント期間（最初の数か月の賃料無料期間）があるかどうかも確認しておきましょう。
オフィス移転3カ月から2カ月前には、廃棄するべき什器は何か、新しいオフィスで購入するべき什器は何か（※）、引っ越しで運ぶ什器はどれかなどをチェックしていきます。引っ越しにかかる費用は荷物の量でも変わってくるので、引っ越しで運ぶ什器の量も、費用を抑える重要なポイントです（引越しで運ぶ什器の量によっては移転作業スケジュール自体にも影響します）。ただし、費用ばかり気にしていて、中身がお粗末な引越業者では話になりません。費用に加え、スムーズに引っ越しできるかどうかも、引越業者選定の際には判断するポイントの1つに入れておきましょう。
2カ月前になったら、電話回線や電話機、コピー機などの移転移設手配、原状回復工事の発注を行いましょう。電話番号が変更される場合は、取引先へ連絡したり印刷物の記載事項を変更したりと、それに付随する作業も出てきますので、漏れがないか確認することが大切です。また、移転の挨拶状の作成もこの時期に行います。これも、案内文や送付先リストの作成、印刷、発送時期の検討など、やることはたくさんありますので、直前になって慌てなくてもいいように、計画を立てて取り組んでいきましょう。
※什器を新規購入する場合、移転作業前に搬入する必要が出てきます。新オフィス内装工事ともスケジュール調整が必要です。
オフィス移転1カ月前には、新しいオフィスの内装工事、新規購入什器の搬入、電気・LAN設備の工事と、いよいよ本格的に移転に向けて動いていきます。インターネットは工事期間に1カ月程度要することもありますので、早めに対応するのが望ましいです。取引先への連絡、各種届出の提出なども、忘れないように十分気をつけましょう。特に、官公庁への届出は多岐に渡ります。法務局、税務署への届出などに加え、消防署には防火管理者選任届、郵便局には転居届など、どこに何を提出すれば良いのか混乱しやすいです。
このため、未提出のものと提出済みのものが一目でわかるように、チェックリストを設けておくとよいでしょう。入居審査には、決算書や事業計画書が必要になりますし、契約締結時には商業登記簿謄本や印鑑証明書が必要な場合もあります。直前になって用意していなかったとならないよう、事前の準備が大切です。賃主によって異なる場合もありますので、あらかじめ専門業者に確認しておくと間違いがありません。
移転した後は、古いオフィスの原状回復工事を行い、明け渡しを行います。原状回復工事は、賃貸借契約書に回復する範囲が定められている場合が多いので、あらかじめ確認をしておきましょう。また、このときに廃棄物（産業廃棄物や原状回復工事で発生する建築資材なども）があれば産業廃棄物処理を行う必要があります。
オフィス移転は、準備段階から移転完了、不動産引き渡しも含めると半年以上かかる場合が多いです。半年あれば大丈夫と思っていても、半年は長いようであっという間に過ぎてしまいがちです。このため、いかに効率よく計画通り実行していけるかが、オフィス移転成功の鍵となります。また、完璧にスケジュールを立てても、それ通りに着実に実行していくというのはなかなか難しいものです。急な仕事が入ったり、先方の都合でスケジュールがうまくいかなかったりすることもあるかもしれません。オフィス移転は、余裕を持って計画的に行動していきましょう。
日本通運のオフィス移転なら、様々なお客様の移転作業をワンストップで対応させていただきます。
