フリーアドレスのメリットとデメリットは?失敗しないための注意点

フリーアドレスのメリットとデメリット

 働き方が多様化する中で注目を浴びている事務所の使い方が、フリーアドレスという社員が個々の自席を持たず自由に働く席を選択できるオフィススタイルです。決まった席に座り、1人で黙々とパソコンに向かって業務につくのではなく、好きな席で周囲とコミュニケーションをとることができますし、フリーアドレスを導入すれば、他部署の人と関わる機会に溢れるため、組織の縦の壁がなくなり横に繋がりやすくなります。
 また、その日の業務に応じて一緒に座る人を選択できることからコミュニケーションを広げることができ、職場に新たな気づきや発見をもたらします。さらには毎日違う席に座ることでリフレッシュし、社員のモチベーションアップにも繋がるでしょう。この記事では、フリーアドレスをオフィスに採用するメリットやデメリット、失敗しないための注意点について解説します。

フリーアドレスのメリットとデメリット1.フリーアドレスとは

 フリーアドレスとは、社員が個々の自席を持たず自由に働く席を選択できるオフィススタイルです。決められた場所に設置された机で、与えられた仕事をこなす「自席」の概念を取り払い、自分が好きな場所や空いている席を自由に使って働けます。1990年代にコスト削減を目的として、営業やコンサルタントなど社外に出る従業員が多い企業がフリーアドレスを推進していましたが、当時はあまり浸透していませんでした。その後、働き方改革の推進やオフィスデザインの変化などがきっかけとなり、在宅勤務やテレワークが推奨されたことでオフィス内に固定席をつくる必要性が薄れ、再びフリーアドレスが注目されるようになりました。
 IT技術の進化もフリーアドレスの広がりに関わっています。1990年代はIT技術が発達していなかったため、部署内のコミュニケーションやペーパー資料の保管に固定席が欠かせませんでしたが、IT技術が発展したことで、フリーアドレスが行いやすい状況が整いました(ノートPCが持ち歩けるサイズになった、PHSによる安価な通信が可能となった)。あらゆるコミュニケーションツールが開発されたことも、フリーアドレスが注目される要因になっています。
 フリーアドレスオフィスには、3つのタイプがあります。1つ目は「フリーアドレスレイアウト」です。個の自立を重視したタイプで、いろいろな人とコミュニケーションがとりやすくなっています。ベンチやソファ、イスなどさまざまなタイプの席が1つの空間に用意されているオフィスもあります。2つ目は「チームアドレスレイアウト」です。テーブルがチームごとに配置されており、チーム内で座る位置が自由になっています。組織達成型である営業などの組織に適しているタイプです。3つ目は「ハイブリッドアドレスレイアウト」です。フリーアドレスとチームアドレス、固定席が混じったタイプで、個の自立と組織の連動を生みだします。この3つのタイプから、組織運営に応じて適したタイプを選ぶことが大切です。

フリーアドレスのメリットとデメリット2.フリーアドレスを導入するメリット

 フリーアドレスを導入すると、オフィスの様々なソリューションに繋がります。

  • ・省スペース化
     外回りの営業や客先常駐が多い場合、常に従業員全員分の座席を用意する必要が無いため、省スペース化を実現できます。また、座席数を固定しないミーティングテーブルを使用することで、フロアスペースの有効活用ができます。さらに、社員の人数が変動したり、部署移動があったりしても、固定席のように移動する手間がありません。基本的に部署とは関係なく自由な席を利用できるため、デスクレイアウトの変更だけでなく、電話回線やLAN設備、電源などの変更の必要もありません。そのため、コストの節約にも繋がります。
  • ・コミュニケーションパフォーマンスの向上
     フリーアドレスの導入は、コミュニケーションパフォーマンスが高くなるというメリットも生み出します。部署に固定されず席を自由に移動できることで、自分が関係しているプロジェクトや業務に応じて必要なときに必要な人の側に座れます。そのため、部署を超えたプロジェクトやチームを編成することが容易となり、コラボレーションの促進も期待できます。もちろん会議室は必要ありません。好きな席に集まって、自由にミーティングができるようになることで、決断スピードも速くなります。
  • ・環境美化
     フリーアドレスは環境美化にも効果的です。固定席の場合、机上や足元に資料や荷物を溜めてしまう傾向があります。しかし、フリーアドレスだとそれぞれの個人ロッカーなどへ資料などの荷物を片付けるので、机の周りが散らかることを回避できます。そのため、オフィス内は常に整理整頓された状態で過ごしやすくなり、共有書類のファイリング収納の徹底にも繋げることができます。また、社員各自が個人ロッカーの容量を意識することでペーパーレス化が促進されるので、コピーや印刷にかかるコストも削減できます。

フリーアドレスのメリットとデメリット3.フリーアドレスを導入するデメリット

 前述した通り、フリーアドレスはメリットがたくさんある魅力的なオフィス形態ですが、懸念されるデメリットもいくつかあります。

  • ・組織の中でのアイデンティティロス
     まず、フリーアドレスの大きなデメリットといえるのが、所属部署への意識が薄れやすいという点です。自分の席があることで、その部署や会社に所属しているという意識をもちやすくなります。しかし、フリーアドレスで自席が無くなれば、固定された居場所が無くなるので、会社や部署に対する帰属意識が薄れやすく、アイデンティティロスに陥りやすいといえるでしょう。また、席が自由なのでどの社員がどこにいるのかが把握しにくいというデメリットもあります。管理職の方は従来のマネージメント方式では部下の状況を把握できませんし、不在の場合は席にメモや資料を残すことも難しくなります。
  • ・集中力の低下
     人によっては、集中力が保てないという場合もあります。オープンスペースで仕切りがないので、自分のスペースを確保することが難しく、人が増えると適度な距離を保てなくなる可能性があります。また、周りの人や景色が違ったりすると気になってしまい集中できないという人もいるでしょう。ブース席を設けるなど、社員が集中できるスペースも確保できるよう、意識して導入する必要があります。
  • ・ルールの浸透不足による座席の固定化
     せっかくフリーアドレスを導入したにも関わらず、同じ人が毎日同じ席に座るというケースがあります。フリーアドレスの利用ルールを決めていたとしても、うまく浸透させないと積極的に活用することができず、業務によっては常に同じメンバーで座ってしまう状態に陥るでしょう。こちらもフリーアドレスに多い失敗の1つといえます。
     他にも、基本的に自席がないため、共有ロッカーなど収納スペースが十分に用意されていないと、繁忙期に書類の収納場所が確保できなくなってしまうなど、大小様々な失敗が考えられるでしょう。

フリーアドレスのメリットとデメリット4.フリーアドレスを採用する際の注意点

 フリーアドレスを成功させるためには、いくつかの注意点があります。

  • ・フリーアドレスのルール化
     フリーアドレスでありながら、いつも同じ席にいては利点が最大限に発揮されません。「ルーレットやくじ引きなどでその日に座る席を決める」といった、必然的に座る席を毎日変えてしまう仕組みも適切な運用には重要です。
  • ・集中スペースの確保
     オープンコラボレーションは、他人の集中を阻害してしまう場合もあります。一人集中できるスペースを設けてあげることで、自身で働き方を選択できるようにします。
  • ・ネームプレートの活用
     フリーアドレスで自席がなくなると、自分は企業のどこの位置にいるのかが不明瞭になり、自分がその企業に属している意識が薄くなってしまう場合もあります。モバイルロッカーに自身の写真や名前が存在するだけで、「自分はこの企業に存在しているのだ」という帰属意識に繋げることができます。

フリーアドレスを上手に活用しましょう

 フリーアドレスにはメリットとデメリットがありますが、自社の業務や職場環境を考慮したうえで導入を検討する必要があります。また、導入をする際は事前に運用ルールや集中スペースの確保など十分な準備をしておくことで、失敗を防ぐことができます。フリーアドレスを上手に取り入れて、より働きやすい環境作りを目指しましょう。

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