事務所の移転をした際には、取引先にもその事実をしっかりと伝えておきたいものです。企業の総務担当者は、取引先へメールを送るタイミングや、メールの内容などについても悩むでしょう。しかし、取引先への事務所移転のお知らせは速やかに行う必要があるため、スムーズな対応を心がけたいものです。
また、事務所移転をお知らせするときのマナーが守れていなかった場合には、取引先に対して失礼にあたるだけでなく、不信感を与えてしまう可能性さえあると知っておきましょう。
この記事では、取引先への事務所移転のお知らせはメールと郵送のどちらが好ましいのかという点に触れるとともに、メールを送るタイミングや内容などの注意点を解説していきます。
そもそも、取引先の企業に対して事務所の移転に伴うお知らせをする際、メールと郵送のどちらで行うべきかという点で悩む総務担当者も多いでしょう。本来、取引先に事務所移転のお知らせを送る場合は、ハガキを郵送するのが一般的といわれています。それは、メールで事務所移転のお知らせをした場合、企業によっては「失礼だ」と受け取る可能性もあることが理由として挙げられるからです。メールで事務所移転のお知らせをすると、簡略化している印象を与えてしまうことは否めません。「取引先には、今後も変わらぬお付き合いをお願いしたい」と考えるのであれば、ハガキを郵送したほうがより丁寧で気持ちがこもった印象となるでしょう。ただし、ハガキで事務所移転のお知らせをした場合、「郵送したハガキが取引先に届いていない」「届くのが遅れている」などの可能性も考えられます。そのため、取引先に対して事務所移転のお知らせをするときには、郵送と一緒にメールも送っておくのがベストです。
事務所移転のお知らせメールを送る場合には、メールを送るタイミングを間違えないように気をつけましょう。メールで事務所移転をお知らせするのであれば、移転する2週間前から1カ月の間にお知らせするのが一般的といわれています。万が一、事務所が別住所に移転してしまってから取引先に連絡をしてしまうと、「住所が変わったことを知らずに重要書類を送ってしまった」「取引先なのに、前もって教えてもらえなかった」などという最悪のケースにつながる恐れがあるので、十分に注意しましょう。仮に、取引先が古い住所に郵便物や荷物を送ってしまった場合は、取引先の企業に返ってしまう可能性があります。このような事態が起こってしまうと、取引先に対して失礼となってしまうことに加えて、信用問題に発展してしまうこともあります。トラブルを回避するという意味においても、事務所の移転は前もって知らせておくことがポイントです。
また、取引先に事務所移転のお知らせをするときには、「〇月〇日より新住所での営業を開始する」という旨を添えておくと、事務所を別住所に転居した場合でもトラブルや混乱が起こることは少ないでしょう。
事務所の移転に伴うお知らせメールをするときには、必要な事柄がすべて網羅されたメール内容について考える必要があります。取引先に贈るメールの内容については、「日頃のご愛顧に対するお礼」や「移転に関するお知らせ」、「今後の抱負、変わらぬお付き合いのお願い」の3点を忘れずに記載することがポイントです。
まず、「日頃のご愛顧に対するお礼」については、「平素は格別のお引立てを賜り厚く感謝申し上げます」「いつもお世話になっております」などのような文面を、メールの冒頭に記すと良いでしょう。
次に、「移転に関するお知らせ」としては、事務所の新しい住所や電話番号、新しいオフィスでの営業開始日は欠かせません。加えて、最寄り駅からの地図などもメールに添付しておくと、取引先が新しい事務所に訪ねてくるときにも迷うことがないため親切といえるでしょう。
そして、メールの最後には、「今後の抱負、変わらぬお付き合いのお願い」の文面を必ず入れるようにします。たとえば、「新たな環境で、社員一同さらなる飛躍を目指し精進いたしますので、何卒ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます」「今後とも、従業員一同さらに努力いたしますので、変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願い申し上げます」などのメッセージを書き記して、取引先に対する思いをしっかりと伝えましょう。メールでの挨拶は手軽で便利であることに加えて、相手にとって必要な情報を迅速に伝えることができるというメリットがあります。しかし、メールの内容を工夫しなければ、簡素で味気ないものとなってしまうおそれがあるのです。そのため、事務所移転のお知らせメールが単なる事務的なメールとなってしまわないよう、取引先に送信する前にしっかりと確認しておくことが重要と心得ておきましょう。
取引先に事務所移転に関するお知らせのメールを送ったら、それだけでひと仕事終えた気分になり、安心してしまいがちです。しかし、取引先にメールを送った後は、「確実にメールが届いているか」「送信エラーとなって返ってきていないか」などを必ずチェックしておきましょう。取引先に対して、事務所移転のお知らせのメールを一件ずつ送信するのは、非常に手間のかかる作業となります。そのため、事務所移転のお知らせに関しては、メールを一斉送信する場合がほとんどでしょう。メールを一斉送信すると、送信先から「送信エラー」となってメールが戻ってきてしまう場合があります。「送信エラー」となって戻ってきたメールアドレスには、事務所移転のお知らせのメールが届いていないのです。したがって、メールを一斉送信した後には、受信ボックスのなかに「送信エラー」のメールがないかどうかを必ずチェックしておくことが重要といえるでしょう。
また、メールを送信する前には、内容に不備がないかをしっかりと確認することがポイントです。特に、新住所や電話番号、ファックス番号などの間違いはあってはなりません。間違いを見落とさないように、メールを送信する前にしっかりとチェックして、事前にミスを防ぎましょう。
事務所が移転するときというのは、さまざまな準備をしなければならないため、企業自体が慌ただしくなるものです。しかし、付き合いがある取引先には、事務所移転の連絡を確実に行うことが重要です。取引先に事務所移転に伴う連絡をしていなければ、「郵便や荷物が届かない」「電話がつながらない」などのトラブルを招くおそれがあります。
そのため、計画的に、かつスムーズにハガキやメールで事務所移転の連絡をしておきましょう。事務所の移転については、新しい住所へ移転する1カ月前に取引先にお知らせをするのがベストです。ただし、しっかりと逆算をして事前の準備を進めていかなければ、目標の期限までに事務所移転のお知らせをすることすら難しくなってきます。たとえば、事務所移転の連絡をする取引先にメールでお知らせをする場合、送信先の宛名とメールアドレスリストの作成には、関係がある全部署の社員に協力を依頼しなければならないため、手間と時間がかかることが予想されるでしょう。企業の総務担当者がスムーズに作業を進めていくためには、余裕のあるスケジュールを組み、社員に早めに依頼することが欠かせません。
今後も取引先と変わらぬお付き合いを続けていくためには、事務所移転のお知らせメールはマナーを守ってきっちりと送信するように気をつけましょう。
日本通運のオフィス移転なら、様々なお客様の移転作業をワンストップで対応させていただきます。
